Aprobada por el Comité de Gestión, la nueva Política es válida para todas las unidades, en Brasil y en el exterior, orienta a la empresa en la ejecución de proyectos de TI

La Política de Gestión de Proyectos que involucran Tecnologías de la Información (TI) ya está disponible a través de QualyTeam/TeamDoc . El documento es válido para todas las unidades de Vicunha, así como para sus filiales, tanto en Brasil como en el exterior.

Aprobada este año por el Comité Directivo (CoDir), la nueva Política ya está en vigor.

El objetivo es guiar a la empresa en los procesos de solicitud, priorización y ejecución de proyectos de TI, aclarando procedimientos, asignando roles y responsabilidades a todos los involucrados en el proceso, con una descripción del alcance de las aprobaciones, además de un glosario con los principales. términos utilizados durante la preparación y ejecución de proyectos.

Es importante resaltar que se entiende por “proyectos” todos aquellos que involucran y/o son liderados por el área de TI, así como aquellos que, aunque no estén liderados por TI, de alguna manera requieren la participación de esta área, lo que es muy importante para nuestra organización.

Hoy Voga te trae un resumen con los aspectos principales de esta nueva Política.

¡¿Vamos a comprobarlo?!

POLÍTICA DE GESTIÓN DE PROYECTOS QUE INCLUYEN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Esta política tiene como objetivo orientar a la empresa en los procesos de solicitud, priorización y ejecución de proyectos de TI. Es aplicable a proyectos liderados por TI o que requieran una participación significativa de TI, incluidos nuevos sistemas, procesos, programas, software o hardware y actualizaciones tecnológicas relevantes, aplicables a la empresa y sus filiales en Brasil y en el exterior.

Deberes y Responsabilidades:

• Solicitante del área : Completar el TSP (Formulario de Solicitud de Proyecto) y defender la importancia de la solicitud. Este solicitante puede ser o no el responsable del negocio.

• Responsable del Negocio : Generalmente el principal cliente o beneficiario del Proyecto. Durante la priorización, él, con el apoyo del área de TI, debe asegurarse de que se completen todos los pasos de priorización. Luego de la priorización, es responsabilidad del Gerente de Negocios monitorear de cerca la ejecución del Proyecto, monitoreando el cronograma y presupuesto, y buscando el apoyo necesario de otras áreas y del Directorio. El éxito o fracaso del Proyecto es su responsabilidad.

• Gerente de Proyecto : Prepara, gestiona y ejecuta el Proyecto según cronograma, presupuesto y alcance, monitoreando riesgos y problemas. Debe actualizar periódicamente al Gerente Comercial, al Gerente General de TI y al Gerente de la Torre de Proyectos e Innovación sobre los desafíos y alternativas. Además, es responsable de informar a los Interesados ​​sobre el avance del Proyecto al menos una vez al mes.

• Gerente de Proyectos e Innovación : Lidera el equipo de gerentes de proyectos, define la secuencia de los proyectos después de la priorización por parte del CoDir y asigna gerentes para su ejecución. Durante la ejecución participa en el seguimiento y seguimiento de la Cartera con la oficina de Proyectos. Además, sugiere nuevos proyectos de mejora e innovación basados ​​en su conocimiento de los Procesos y Portafolio de la empresa.

• Oficina de Proyectos : Asegura la actualización y aplicación de la política de gobernanza de Proyectos TI, basada en buenas prácticas y lecciones aprendidas. Asiste y audita los procesos de gestión de carteras y proyectos, garantizando una alta calidad en el desarrollo y la entrega.

• Director de Área : Decide qué Proyectos son admitidos al Portafolio y selecciona hasta 3 para la reunión de priorización con CoDir. Luego de la priorización, el director de área asume el rol de Patrocinador, quien orienta y mentoriza al equipo del Proyecto a un alto nivel.

• Gerente General de TI : Miembro del comité ejecutivo del Proyecto, responsable de mantener informado al Comité Directivo (CoDir) sobre dificultades, cambios, riesgos, cancelaciones, suspensiones, cierres, aumentos de costos y plazos, y la necesidad de una nueva priorización de los Proyectos.

• CoDir : Prioriza Proyectos, al menos una vez al año, y valida la secuenciación para la ejecución de Proyectos. Aprueba o desaprueba cambios.

• Equipo de Proyecto : Profesionales de TI, otras áreas y profesionales contratados que ejecutan las entregas según cronograma, contribuyendo al objetivo general del Proyecto.

Cualquier área de la empresa puede solicitar un proyecto para el área de TI a través de tickets ingresados ​​en la herramienta ITSM proporcionada por IT – 0800net. Ejemplos de proyectos: implementar un nuevo módulo o un nuevo sistema ERP, actualizar el centro de datos, automatizar un Proceso, etc.

La solicitud de proyecto incluida en 0800net pasará por los siguientes procesos :

• Comprender el valor agregado esperado : El solicitante del proyecto debe describir el valor agregado esperado, preferiblemente de forma cuantitativa, como mejora de procesos o reducción de costos. El área de TI o Suministros ayuda en la estimación de la inversión, mientras que TI realiza una evaluación preliminar de viabilidad técnica. Esta información se registra en el TSP (Formulario de Solicitud de Proyecto). La inclusión del proyecto en el portafolio para priorización por parte del CoDir requiere de una validación formal por parte del director del área, confirmando la necesidad y valor agregado del proyecto, lo cual debe quedar documentado en el TSP.

• Priorización : Después de los pasos iniciales, los proyectos de la cartera se presentan para su priorización ante el CoDir, lo que ocurre al menos una vez al año, durante la fase presupuestaria. CoDir aprueba los proyectos prioritarios, que se incorporan al presupuesto de la empresa. El director del área solicitante deberá designar un Gerente Comercial para el seguimiento del proyecto. Los proyectos no priorizados se mantienen en el backlog para una posible priorización futura, y TI debe revalidar periódicamente con los responsables del negocio si estos proyectos siguen siendo relevantes.

• Monitoreo y control de cartera : En las reuniones del Comité de TI, el Gerente General de TI actualiza a CoDir sobre el progreso de los proyectos priorizados, destacando desviaciones de cronograma y costos, desafíos y posibles necesidades de cancelación o cambios de alcance. Si se producen desviaciones presupuestarias, es necesario solicitar la aprobación de recursos adicionales al CoDir. El Gerente General de TI también podrá solicitar la participación del Gerente Comercial en las reuniones, según la situación.

En términos generales:

1. El área empresarial solicita proyecto vía 0800net;
2. El solicitante del proyecto deberá completar un TSP: Formulario de Solicitud de Proyecto;
3. El solicitante debe presentar el TSP a su director funcional y solicitar aprobación;
4. Sólo si el director funcional aprueba el TSP, la demanda será admitida a cartera y quedará a la espera de la priorización por parte del CoDir para su ejecución;
5. Esta priorización se produce al menos una vez al año. Si se identifica la necesidad de una reunión adicional de priorización, será necesario solicitar una agenda al CoDir para tal efecto;
6. El área de TI presenta periódicamente a CoDir un informe sobre el estado de todos los proyectos de TI en ejecución.

Los Proyectos Priorizados deberán ser liderados por un Gerente de Proyecto del área de TI y seguirán los siguientes procesos:

• Estudio detallado : En esta fase, el director del proyecto debe detallar el alcance, crear un cronograma preliminar, identificar los recursos internos y externos necesarios, seleccionar proveedores, preparar RFI/RFP, evaluar la viabilidad técnica y de seguridad y desarrollar un plan de comunicación. El Gerente Comercial monitorea y valida estos pasos para asegurar que el proyecto cumpla con las expectativas en términos de alcance, costos, entregas y cronograma.

• Adquisiciones y Contrataciones : Cualquier proyecto que involucre la adquisición de bienes o servicios deberá seguir las políticas de Compras y Contratación de Servicios. El área Legal revisa los contratos e indica los puntos a renegociar, especialmente aquellos que presentan riesgos financieros, legales y reputacionales. Si no se puede llegar a un acuerdo contractual adecuado, estos puntos sensibles deberán ser aprobados por el Comité Directivo.

• Ejecución del Proyecto : El Gerente de Proyecto lidera la ejecución del proyecto desde su inicio hasta su finalización, asegurando la claridad en el alcance, cronograma y presupuesto, así como monitoreando las obligaciones contractuales y posibles desviaciones. Involucra las áreas de seguridad y arquitectura de la información, define el equipo, programa reuniones y mantiene informado al Gerente Comercial y al Gerente General de TI sobre los avances. El Responsable del Negocio participa activamente asegurando la calidad de ejecución, validando el cronograma, los recursos necesarios y el Blueprint/modelado, y participando en pruebas para asegurar que el proyecto se ejecute según lo planeado. Además, es responsable de identificar e involucrar a las personas del área de negocio que requieren capacitación, así como aprobar o desaprobar en momentos críticos, como la reunión Go/No Go para decidir el Go-live, y el Go mismo. -vivir.

• Cambio de Alcance, Suspensión Temporal y Cancelación : La suspensión o cancelación temporal del Proyecto deberá tener una justificación. Corresponde al Gerente de Proyecto discutir con el Gerente de Negocios la recomendación de suspender, cancelar o cambiar el alcance del proyecto. Cualquier suspensión o cancelación temporal o cambio de alcance deberá ser comunicada previamente por el Gerente General de TI al CoDir. Todas estas situaciones mencionadas son cambios y deben gestionarse mediante la “gestión del cambio”.

• Cierre : El cierre de un proyecto se produce cuando la entrega es validada por el Gerente de Negocio, el Gerente de Proyecto debe asegurarse de que no existan obligaciones pendientes, contratos relacionados con el proyecto, pagos pendientes a proveedores y retiros de acceso de terceros pendientes. CoDir será informado en la próxima reunión del Comité de TI sobre el cierre del proyecto.

La Oficina de Proyectos debe auditar el cumplimiento de los lineamientos de políticas por parte de quienes participan en los proyectos y colaborar con el Gerente de Proyectos e Innovación en la gestión de la cartera. Sus responsabilidades incluyen organizar la priorización, secuenciación, análisis de riesgos de cartera, gestionar conflictos de recursos entre proyectos, monitorear gastos y apoyar al equipo de gestión de proyectos.

Además, proporciona orientación sobre metodologías de gestión, monitorea y audita la comunicación del desempeño del proyecto y revisa los procesos de gestión de proyectos y carteras para garantizar la calidad y la estandarización. Esta uniformidad permite medir eficazmente la calidad de las entregas.

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